COORDINAR LAS ACTIVIDADES DEL TALENTO HUMANO ASIGNADO, TENIENDO EN CUENTA LAS FUNCIONES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIONES

Fernández Collado define la comunicación organizacional como “el conjunto total de mensajes que se intercambian entre los integrantes de una organización, y entre ésta y su medio”, también la entiende como: “Un conjunto de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan entre los miembros de la organización, entre la organización y su medio; o bien, influir en las opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos y externos de la organización, todo ello con el fin de que ésta última cumpla mejor y más rápido los objetivos”

Se considera entonces que la comunicación en una organización es de vital importancia pues gracias a ésta es posible trabajar en equipo de manera clara y organizada, es decir, a través de una comunicación asertiva es posible coordinar las diversas actividades dentro de la empresa, determinar objetivos y trazar estrategias que alcancen una alta productividad, cuando la empresa logra su objetivo final que es la eficiencia el talento humano se sentirá motivado no solo por poder llevar a cabo de forma armoniosa sino que además se evitan conflictos de grupo y personales estos últimos relacionados con la motivación y el cumplimiento de objetivos personales.

La persona más idónea y capacitada será quien determine el sistema de comunicación más efectivo para la organización que mejore la interrelación entre sus miembros, entre éstos y el cliente externo, el cual se establecerá de acuerdo al perfil y necesidades de la empresa, se espera además que por medio de éste se detecte fortalezas y debilidades de la empresa y de su talento humano para a partir de ello determinar el plan a seguir para la mejora de calidad y efectividad.

Se considera que el éxito para una buena comunicación, reside en que ésta fluya de nivel superior al nivel inferior y viceversa. Como lo muestra la figura 1. Tipos de comunicación, Los tipos de comunicación son: ascendente, descendente, horizontal, círculos de calidad.

 [1]Figura 1. Tipos de Comunicación

 

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[1] Tipos de comunicación. 

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

La gestión del talento humano responde a la función de manejar el recurso humano de toda organización en aspectos como:

[1]Figura 2. Procesos de la Gestión del Talento Humano

Como lo muestra la figura 2 Procesos de la Gestión del Talento Humano la dinámica de la función de ésta área consiste en:

v  Reclutamiento y selección de personal: para el encargado de esta tarea gracias a su habilidad le será más fácil elegir y contratar al personal idóneo y competente en el ámbito laboral, profesional y personal que cumplan con las habilidades necesarias para ejercer un cargo dentro de una organización. Para ello se basará en un análisis minucioso de hoja de vida, entrevistas, pruebas (personalidad, aptitud, conocimiento) y en otros aspectos relevantes que le permitirán tomar la mejor decisión.  

v  Diseño y descripción de cargos: enfocado en lo que deberá hacer cada persona y/o grupo, de esta forma se diseñarán las actividades a realizar en la empresa. Además de realizar la primera orientación y acercamiento a lo que deberá realizar cada colaborador es importante acompañar el desempeño de los mismos a fin de evaluar el desempeño.

v  Compensación: La remuneración, los incentivos y beneficios están directamente relacionados con la motivación del personal, dado que por medio de estos es posible satisfacer algunas necesidades y a su vez reconocer méritos de desempeño.

v  Capacitación: los programas de capacitación están destinados al desarrollo personal y profesional, este aspecto también se relaciona con la motivación dado que la empresa será la encargada de potenciar habilidades de su talento humano y así facilitar el cumplimiento de los objetivos de los puestos de trabajo.

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[1] Los Seis Procesos de la Gestión del Talento Humano

En estos esquemas los aspectos relacionados con Cultura y Clima organizacional son determinantes para que el personal se adapte a su puesto de trabajo y con ello llegar más lejos de lo que las normas, políticas y reglas obligan a cumplir. Se considera que la cultura encierra normas, valores, filosofía, reglas y otros aspectos que diferencia a una empresa de otra y el clima organizacional por su parte es una dimensión de la calidad de vida laboral y tiene gran influencia en la productividad y el desarrollo del talento humano de una organización.

Se deberá entonces gestionar tales aspectos a través de prácticas y dinámicas administrativas que favorezca el alcance de objetivos personales y como consecuencias el alcance de objetivos organizacionales esto potenciará la motivación y satisfacción de los empleados, demostrándoles que no solo es importante el crecimiento de la empresa sino también el crecimiento de ellos en cada aspecto como:

v  Higiene y seguridad en el trabajo: Aquí no solo es importante la condición ambiental, es decir, la seguridad y la dotación que se brinda a los empleados en el momento de realizar las actividades de su puesto de trabajo, sino también las relaciones que se establezcan al interior de la empresa, dado que la calidad de vida hoy en día cobra gran fuerza en el ámbito laboral. Actualmente se evidencia el afán de las organizaciones por retener a sus colaboradores de manera que ellos encuentren la satisfacción de sus necesidades personales y profesionales.

v  Seguimiento y evaluación de desempeño: Este aspecto permitirá al personal de talento humano controlar actividades y verificar resultados de sus colaboradores.   

Si se tiene en cuenta que la organización es el reflejo de su talento humano se hace evidente la importancia de las responsabilidades del área de talento humano para el éxito y sostenibilidad de cualquier empresa. Propiciar espacios y estrategias que velen por alcanzar los objetivos y metas propuestas será un gran reto que debe enfrentar ésta área tan indispensable en las organizaciones.  

APORTES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL AL ÁREA DEL TALENTO HUMANO

Punto de vista profesional:

³Figura 3. 10 Puntos para elegir un Software de Gestión Documental

Dentro de una empresa una de las decisiones importantes consiste en saber elegir correctamente el programa que les permitirá al departamento de Talento Humano ubicar de manera eficaz y eficiente los documentos e información requerida. Como lo muestra la figura 3. 10 Puntos para elegir un Software de Gestión Documental es clave tener en cuenta estos factores antes de optar por el software de gestión documental definitivo. A continuación se explicará brevemente cada uno de ellos para tener mayor claridad.

1.    Flexibilidad y escalabilidad: adaptarse a las necesidades de la empresa y adecuarse en el futuro al crecimiento de la compañía.

2.    Facilidad de uso: acceso y gestión de la información, en donde lo ideal es que en una sola plantilla se pueda crear, editar y compartir toda clase de documentos como imágenes, pdf, correos, entre otros.

3.    Potente buscador: organizar los datos o información para facilitar su búsqueda, consulta o análisis.

4. Tecnología Workflow (Flujo de trabajo) :sistema que organiza y controla los recursos necesarios para completar los procesos de negocio y acceder a la información de forma ágil y eficaz.

5.  Avisos y alarmas: el software es ideal para definir el periodo de caducidad de los documentos como alerta para la posterior eliminación de los mismos teniendo un archivo optimizado que permita almacenarlos en soportes paralelos más económicos.

6.    Versiones: crear, modificar y recuperar un documento identificando el autor y guardando el consecutivo del proyecto será de gran utilidad.

7.   Soporte técnico y formación: es importante contar con estos asesores profesionales para  que den respuestas rápidas a las cuestiones que surjan de su uso, ya que una de sus principales ventajas es la mejora de la productividad en el entorno laboral.

8.  Movilidad: sirve para consultar documentos fuera de la oficina, tener esta funcionalidad dentro del software favorecerá a la eficiencia de la mejora.

9. Seguridad: disponer de sistemas de seguridad y filtros para el mejor control en la manipulación de la información.

10. Integración con terceros: integración con equipos multifunción de las principales marcas para un buen resultado en la optimización de toda la gestión documental de la empresa.

 Desde el punto de vista del conocimiento:

Los desafíos a los que se enfrentan los departamentos de Recursos humanos en las organizaciones son cada vez más grandes ya que deben procesar, archivar y recuperar los documentos de la forma más rápida y segura posible, además de cumplir con los requisitos legales, complicando mucho más la situación.

·         Mayor eficiencia al disminuir la labores manuales

·   Reducciones de papel al digitalizar todos los documentos para que estos queden almacenados de forma electrónica.

·      Rapidez en búsquedas: con gestión documental la búsqueda de la información se hace con una operación sencilla que garantiza que solo las personas autorizadas puedan consultar un documento.

·    Seguridad de documentos: los profesionales de recursos humanos gestionan la mayor parte del tiempo información que es confidencial y sobre la cual se deben llevar registros detallados, con gestión documental se evita que los datos sean modificados sin permiso o se pierdan, ya que los documentos son guardados de manera segura, guardando un historial de los usuarios que vieron el documento, los cambios que se realizaron y las fechas de cambio.

·        Actualización de documentos: con gestión documental la actualización de documentos se hace de forma rápida e inmediata, ayudando a las empresas que tienen un alto índice de rotación de personal.

 Para abordar los desafíos de los departamentos de Recursos humanos es importante que los profesionales cuenten con un sistema adecuado de Gestión documental, que permita una optimización general de los procesos, mejore la productividad, disminuya costos, cumpla con las normas legales, y reduzca el uso de papel y  espacio de almacenamiento.

Muchas empresas aún no son conscientes de las problemáticas o consecuencias que se podrían evitar implementando gestión documental dentro de sus organizaciones.

Dentro de las consecuencias más importantes se destacan: 

§  Documentos duplicados y problemas con las versiones: encontrar documentos duplicados en diferentes formatos o el mismo formato con distintas versiones es una de las consecuencias que ocasionan descontrol y desorden dentro de una compañía. El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos.

§   Mal servicio al cliente: dentro de las consecuencias que quizás más afectan a una organización está el mal servicio a los clientes. El tener grandes cantidades de documentos y los trámites que conlleva cada uno hace que más de una persona esté involucrada en el proceso, retrasando tiempos de respuesta, desconocimiento de su ubicación  y  demoras en la respuesta.

§    Sanciones legales: por ley todas las empresas colombianas que estén reguladas por la Superintendencia de La Economía Solidaria y la Superintendencia de Industria y Comercio, deben  cumplir con la Ley 594 de 2000, la cual establece las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos. Las compañías que no cumplan con esta resolución deben pagar altas sumas de dinero.

§      Altos costos: las empresas que no llevan un control de sus archivos gastan alrededor del 10% de sus ingresos en administrar, producir y distribuir su documentación.

    Las principales estrategias para desarrollar un buen trabajo en el área Gestión de talento humano son importantes porque consisten en  mantener el potencial de los empleados o miembros de una empresa para trabajar con calidad y conseguir buenos resultados empresariales. Para esto debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

Ø  Descubrir el talento de los trabajadores ya que a veces se encuentra oculto, realizando tareas en donde no pueden dar rienda suelta a su potencial. En este aspecto juega un papel importante los supervisores de cada área o departamento.

Ø  Utilizar el talento adecuadamente, una vez detectado el talento ubicar al trabajador en el nivel jerárquico adecuado para que ese potencial no quede oculto sin que pueda verse comprometido el debido funcionamiento de la organización.

Ø   Motivar y retener el talento es fundamental dentro de la organización y se puede conseguir con una completa motivación que satisfaga las necesidades del empleado.

Ø   Crear nuevos talentos, involucrar a los empleados en nuevos retos y crear en la empresa un entorno de auto superación.

Adaptar la forma de funcionar de la propia  organización al talento de sus empleados en donde puedan expresar su talento y creatividad.
Ahora bien las estrategias de la Gestión Documental en la Gestión del Talento Humano consiste en , organización, cumplimiento, seguridad y recuperación de la información de la forma más rápida y segura posible, lo que permitirá a las organizaciones administrar el flujo de la información de manera rápida y organizada,además de cumplir con los requisitos legales.

LIDERAZGO

Hablar de liderazgo implica hablar de habilidades, especialmente si se trata de guiar e inspirar a un grupo hacia el alcance de logros y cumplimiento de una visión.  De esta forma el gerente definirá su estilo de dirección o de liderazgo que mejor se ajuste a sus cualidades y técnicas para dirigir a sus subordinados.

Debe además estar orientado a objetivos, ser experto observador, entusiasta, positivo, comprensivo, confiable, respetuoso, prudente, seguro de sí mismo, y tener la capacidad de comunicarse clara y directamente con sus colaboradores.

Es importante entonces que el directivo o líder desarrolle y fomente un estilo de liderazgo de acuerdo a las necesidades de la empresa, para que los efectos sean positivos en cuanto a la motivación, satisfacción, desempeño del cargo y productividad de la empresa.

Sin embargo en diversas empresas se acostumbra a cometer un grave error y tener la creencia con relación a la persona designada para ocupar la dirección, pues no se tiene en cuenta las competencias para ser un verdadero líder, que no son otras que las que derivan de sus conocimientos, experiencias y habilidades, inspirando a su vez confianza, respeto y lealtad suficientes para conducir y guiar a los subordinados hacia el logro de los objetivos de la organización.

Será capaz además no solo de ejercer acertadamente su autoridad sino también de alentar y escuchar a sus colaboradores a fin de tomar en cuenta su opinión en la toma de decisiones. Con esto el líder logra que sus subordinados se comprometan y desarrollen su mejor esfuerzo y potencial.

TRABAJO EN EQUIPO

 Otro aspecto importante a resaltar dentro de una empresa y que guarda estrecha relación con el liderazgo es el trabajo en equipo el cual permite la puesta en común y coordinación de las habilidades y competencias individuales en la ejecución de estrategias y metodologías que apuntan al logro de las metas y objetivos propuestos.

El nivel de responsabilidad y compromiso dentro de un trabajo en equipo es alto, dado que sus integrantes deben cumplir con una serie de funciones y actividades dentro de un tiempo determinado y apuntando a un objetivo en común. Así mismo es importante designar al líder idóneo y eficaz capaz no solo de persuadir a su equipo, permitir la participación de sus integrantes y asignar correctamente roles y normas sino también de promover canales de comunicación pertinentes que fomenten una retroalimentación adecuada y un ambiente y clima laboral armónico.   

Dentro de una empresa será entonces importante contar con personas que se caractericen por su capacidad de relacionarse, de ser leales consigo mismo y con los demás, de tener espíritu de autocrítica y crítica constructiva, de tener autodeterminación y tenacidad y de tener una inquietud por el perfeccionamiento para la superación, todo esto será posible observar y medir en los candidatos que cada organización pretenda contratar, esta es una de las razones por las cuales se  considera que el grado de responsabilidad que tiene el área de talento humano es alto pues será quienes determinen las personas que formarán parte de su familia empresarial.

COMUNICACIÓN ASERTIVA

La comunicación asertiva es otra de las competencias básicas dentro de una empresa y también guarda relación con el liderazgo y el trabajo en equipo. Pues la naturaleza de comunicarse asertivamente supone personas capaces de establecer sus puntos de vista y sus criterios sin descreditar los puntos de vista y criterios de su interlocutor.  

De esta forma el estilo de liderazgo que se maneje en una empresa se verá reflejado en la percepción que tengan los empleados acerca de la participación que se les da en la toma de decisiones y solución de problemas determinando a su vez si la comunicación es asertiva o no.

El éxito de la asertividad radica en lograr una comunicación en donde prevalezca la empatía una competencia emocional importante en éste proceso que permite a cada persona ponerse en el lugar del otro permitiendo una comunicación  fluida, adecuada y consistente con los demás respetando sus intereses y derechos.

¿EL SENA APORTA A MI FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL ESPACIOS EN DONDE SE EVIDENCIE ESTOS TEMAS?

Si, el Sena permite a los estudiantes crecer y formarse como profesionales integrales dado que su metodología y dinámica de enseñanza no solo reconoce al estudiante como un actor en proceso de aprendizaje sino que además reconoce su rol como persona capaz de asumir retos y responsabilidades y su capacidad de innovar y participar activamente en la solución de conflictos y en la toma de decisiones.

El trabajo en equipo es una herramienta fundamental en la que el Sena basa sus enseñanzas lo que permite desarrollar competencias de liderazgo y comunicación asertiva entre estudiantes y profesores lo que sin duda aporta de manera positiva y significativa en el desarrollo integral y profesional de los futuros técnicos y tecnólogos.  

CONCLUSIONES

• La importancia de la Gestión del Talento Humano en el tecnólogo de Gestión Documental radica en que esta área nos ayuda a tener una planeación, desarrollo, organización y coordinación tanto personal como laboral permitiéndonos participar activamente alcanzando los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo.

• El aporte que hace la Gestión Humana a la formación como profesional integral en Gestión Documental consiste en dos aspectos fundamentales, por un lado desarrollar competencias relacionadas con el orden cualidad propia de la gestión documental pues la gestión humana está destinada al manejo de grandes proporciones de información lo que supone una organización minuciosa y responsable. Por otro lado tanto el liderazgo como el trabajo en equipo y la comunicación asertiva son habilidades que requieren ser desarrolladas por cualquier profesional, al conocer por medio de esta investigación la importancia de cada una de ellas en los diferentes ámbitos de la vida se hace necesario adquirirlas como competencias propias de la personalidad pues favorecerá la satisfacción en el ámbito profesional favoreciendo el buen desempeño y el clima laboral, en el ámbito personal permitiendo el fortalecimiento de la autoestima, el autoconocimiento y el autocontrol  y en el ámbito familiar mejorando las relaciones con quienes se convive y comparte gran parte de la vida.